软件开发过程非常复杂，有时甚至很混乱。为了减少这种情况，必须对所有阶段进行合理的组织，计划和协商。沟通不畅，缺乏明确性和错过最后期限将危及任何项目。好在有一个项目经理，其职责是为开发过程的每个步骤定序并将其记录在沟通计划中。它可以防止上述问题的发生，并有助于尽可能准确地预测项目的进度。沟通计划还可以消除开发过程中的误解，有助于及时解决新出现的问题，并向利益相关者展示您为什么需要所需的资源。沟通计划没有任何缺点。但是，如何创建项目管理沟通计划？

 什么是项目管理沟通计划？

首先，让我们从基础开始。首先，沟通是一个过程。像任何其他过程一样，它应该具有良好的结构，并且最终会富有成效。因此，沟通需要战略和独特的计划。

那么，什么是沟通计划?沟通计划是一组标准以及商定的举行和参与沟通活动的顺序。

如果遵循得当，沟通计划将使所有团队和利益相关者参与一个组织良好的过程。

像任何其他规则集一样，它必须被记录在案，并且涉及到的每个人都可以访问。但是，没有唯一正确的方法来制定沟通计划。它可以是包含计划中的会议和事件的清单，也可以是在线日历，其中安排了所有会议，并由董事会陪同其所有安排者。

该计划必须基于在特定时间段内以及每个参与者的共同商定并认可的会议时间表。所有成员都必须准备必要的数据以在会议上共享，以使其具有建设性和生产力。

 为什么沟通计划在项目管理中很重要？

结构合理的沟通计划的主要目的是显而易见的：使一切正常运行。 沟通计划可指导团队实现开发目标：即功能完善的产品。它有助于将沟通计划的创建过程分为可理解和可管理的步骤。

作为获得最终结果的一种方式，沟通计划不仅要定义事件和报告的数量和类型，还应定义事件和报告的数量和类型。它还指定了里程碑。每个交流事件都标志着开发过程中的一个步骤，并且具有特定的目的，例如与客户交流重要信息，审查已完成的工作或计划下一步。每次交流活动的目的都定义了参与者，负责人，会议议程和预期结果。

沟通计划是一个复杂的系统，对于团队和客户来说，开发过程都是可理解且有效的。因此，项目经理的职能是进行不同级别的交流。但是，要制定周到的计划，项目经理必须解构该更广泛的抽象目标并查看其每个组成部分。

制定完善的沟通计划值得花费时间和精力的主要原因有四个。

 消除不必要的沟通

沟通计划将使团队摆脱不必要的工作，并节省宝贵的时间。所有不必要的操作都会减慢工作流程。当团队中的每次会议和互动都有讨论主题和议程时，它将减少不必要和重复的动作。

此外，当您有不同的计划时，它会减少错过有关开发过程的重要信息的机会。

 建立更好的关系

沟通计划安排了会议，使所有团队成员都能看到他们的工作成果并了解每个人的贡献的重要性。当团队成员之间存在良好的信任关系时，团队将表现最佳。为了建立这种信任，他们所有人都必须讨论什么有效，需要改进。

当团队中存在良好的信任关系时，流程将顺利进行，并在问题变得严重之前就将其发现。沟通越好，团队可以更快地确认并解决问题。无法沟通问题往往比问题本身更为严重。

 它可以为下一个冲刺提供更精确的估计

这样的会议使团队可以根据团队的速度来精确估计冲刺中任务所需的时间。他们允许团队讨论开发方法并达成一致。包括产品负责人在内的会议构成了对团队必须实现的目标的理解，并帮助团队确定最佳的行动顺序和完成任务所需的任务。

反过来，回顾性会议和审查的目的是澄清冲刺期间的复杂性及其管理方法。这些事件的组合有助于团队获得可预测的结果并调整产品更新。

 导致数据及时做出决策

当建立了清晰且组织良好的会议和报告系统时，开发团队与产品所有者之间的沟通过程将得到优化。这样，参与者就可以了解业务目标，并根据收到的信息来制定未来的任务，并在此背景下做出计划决策。

报告和会议系统使企业和产品所有者可以了解团队的速度，并让他们知道产品功能的完成情况。它允许设置完成任务的截止日期和发布日期。因此，透明，及时的沟通使企业和团队都能做出明智的工作决策。

 项目管理沟通计划定义和解决的问题

本质上，就项目内的信息传递而言，沟通计划必须回答四个问题：谁？什么？什么时候？怎么样？

我们的沟通计划紧密相关，并基于Scrum系统，在该系统中，团队同意并承诺一定数量的任务要在一个sprint中完成，并确定其中的通信会话顺序。如果团队使用不同的框架，事件和报告，则他们的组织也会有所不同。

因此，沟通计划将是不同的。项目经理的职责是在春季加入交流，添加通常是会议的Scrum事件。交流事件和报告的结构基于所使用的方法和开发方法。尽管如此，它应该足够灵活以进行改进并满足业务需求。

通过回答上述四个问题， 沟通计划定义了团队内部沟通和互动的规则。它安排会议的时间，参与者的人数，利益相关者的报告，讨论议程，沟通形式以及整个团队的活动。

例如，与利益相关者举行特定会议以讨论团队对他们的期望，并举行回顾性会议以回顾团队在上一个冲刺中的表现。每种类型的会议都有不同的目的，这就是为什么计划应定义参与者的人数和类型以及要讨论的问题的原因。

下面，我们将仔细研究每种类型的会议。

 交流方式

每个项目中的沟通方式取决于项目本身，团队中的人数以及团队预期的截止日期。在开始该项目的工作之前，团队讨论与客户沟通的条件，并确定报告的频率及其格式。

此外，它们定义了如何传达紧急出现的问题，必须事先同意谁参加会议。例如，并非每次会议都需要整个团队，因此还必须讨论会议中的角色。

每个项目的通信方法都是单独定义的。在这里，我们将描述我们如何制定沟通计划。

对于我们来说，一个计划是基于Scrum系统的。根据框架，会议和报告的设置，数量，顺序和其他功能可能会有所不同。框架的选择取决于产品和团队的需求。

除任务管理外，在牢记这一点的同时创建通讯计划很方便。沟通计划包括会议，报告和聊天消息。根据开发方法，它们的频率和组织可能会有所不同。我们将详细说明它们中的每一个。

 会议会议

会议的每个阶段都有不同的目的，并对团队和参与者有不同的要求，从而标志着工作进度的每个阶段。会议标记了所执行工作的检查要点，阐明了所有问题，并允许团队向全局展示自己的成就。

在我们的开发过程中，它看起来像这样：

 日常会议

也称为站起来，每天为每个团队成员举行会议，以便他们可以掌握过程中发生的一切。与会者都是团队成员。他们讨论当前的任务，进度以及限制工作的因素。如果出现任何技术问题，将在单独的会议上进行讨论。

 精修前会议

参加者：产品负责人，团队负责人和项目经理

举行这次会议是为了阐明下一个冲刺的计划。每个参与者都有自己的角色。项目负责人概述了业务目标，团队负责人为未来的迭代准备了技术目标。

当提出了所有期望并且从产品的角度明确了所有团队的目标时，Pre-Refinement会议的结果就是可以进行梳理的高级范围。

会议在冲刺开始时举行，并演示了其范围。

 功能修饰

参与者：功能团队，其中的团队成员共同致力于相同的功能。成员可能会有所不同，具体取决于功能。通常，它包括BE工程师，FE工程师，QA工程师和UI / UX工程师。

会议的目的是根据团队成员的能力来分发功能所需的任务。参与者讨论最终结果的要求，并就执行方法和集成达成一致。这是一次会议，向产品所有者提出质疑，以提供关于结果必须是什么的单一想法。每个修饰会话都专门针对特定的功能或故事。

 能力培养

参加人员：BE工程师，FE工程师，QA工程师，DevOps或UI / UX工程师。

与功能修饰会议不同，此会议旨在根据团队的能力召集团队。例如，BE工程师或仅UI / UX工程师将参加此会议。当团队并行聚集时，每个胜任力部门都会讨论针对他们的任务。会议的目的是整理任务-即澄清所有不清楚的地方，并讨论有关任务的任何问题。

会议的结果是，必须估计所有任务并将其分配给团队成员。之后，项目经理将清楚地了解团队如何在其范围内完成任务。然后，他们可以根据任务估计和每个任务所需的时间，讨论如何在即将到来的sprint中处理需要多种能力的任务。

 规划

参加者：所有团队成员

当前冲刺结束的前一天或新冲刺的第一天，团队聚在一起致力于下一个冲刺的范围。本质上，会议提供了一个计划下一个工作的机会。团队审查要完成的任务，并与产品负责人一起确定要包括在冲刺中的内容以及要留给以后的内容。

根据业务需求，产品负责人确定任务的优先级，然后团队决定可以管理多少任务。冲刺中未包括的所有内容都进入待办事项列表。冲刺范围完成后，团队将为冲刺写下承诺书，这是此类会议的目的和结果。

稍后我们将更详细地讨论承诺书。

 Sprint审查会议

参加者：所有团队成员

Sprint审查发生在当前Sprint的最后一天。项目经理总结了在sprint中完成的工作，团队成员介绍了他们所从事的功能。团队将冲刺的起伏向产品负责人报告，产品负责人通常在线参加会议。

这是所有事件应该有固定时间表的另一个原因：这样，每个参与人员都可以彼此同步。

项目经理与团队一起，根据Sprint承诺书中概述的目标评估弹簧是否成功。

审查之后，项目经理将冲刺报告和测试报告发送给产品所有者。使用这些文档，产品所有者可以做出有关发布的决定。

 冲刺复古会议

参加者：所有团队成员

在这次会议上，团队回顾性地查看了上一个冲刺中已完成的任务，并将结果与他们在计划会议中承诺的任务进行了比较。所有参与者都分享他们面临的局限性因素，以及是否，如何以及为什么出了问题。

会议的结果是，项目经理创建了一个在线董事会，显示所有行动要点。行动要点是团队需要解决的事情，包括沟通问题。确定所有问题并将其添加到董事会后，项目经理会将其分配给将要解决的团队成员。必须在演示会议上确认并讨论sprint中的所有问题，以便下一个sprint可以更有效地进行。

例如，如果问题是组织性的，并且可以使用Jira中的便捷过滤器解决，则项目经理将承担任务。开会是讨论任何可能的问题的时间，即使有人需要灯，鼠标或新的椅子。团队描述了他们在冲刺期间遇到的障碍，以减少并防止它们在未来发生。

本质上，所有会议类型都在Scrum中进行了标准化。我们所做的唯一更改是举行了两个单独的梳理会话。如果您的团队较小，则只需进行一次功能和能力培训即可。

 安排会议

每次会议在sprint中都有自己的位置。例如，如果冲刺在星期四开始并且持续两周，则Sprint审查和Sprint Retro将在每两周的星期三进行一次。每日会议必须在一天的同一时间，同一地点或同一房间举行。

每次会议的标准程序都会增加工作流程的一致性。每次会议的商定时间仅添加到日历中，因此所有相关人员都可以看到并跟进。

 满足要求

每次会议的程序必须透明且所有团队成员均可访问。我们将所有满足要求和规则存储在Confluence中。每个参与者都清楚在会议之前需要准备什么信息以及每次会议的预期结果是什么。例如，计划会议需要满足以下条件：

· 功能团队对下一个冲刺中的任务有明确的要求和接受标准。

· 功能团队已经讨论并就实现功能的细节和方法达成了一致。

· 功能团队已经创建，描述并同意了子任务。

· 子任务已分配给功能团队成员。

· 团队已同意在以下sprint范围内完成任务的估算。

 电子邮件和报告

电子邮件是一种正式的通信方式，也与Scrum密切相关。 每个Scrum事件后都会有一封电子邮件报告，其中包含会议，测试或部署的结果。

以下是冲刺中的报告类型。

 承诺书

这是项目经理在每次Sprint计划会议之后发送给团队的信。它列出了团队同意在下一个冲刺期间完成的功能。它还包括该过程中涉及的人员，他们的工作量，在工作上花费的记录时间量以及sprint的目标的列表。

 冲刺报告

该报告必须描述团队的成就，花费的时间以及团队是否达到了其承诺的目标。它在每个Sprint的末尾发送。

 测试报告

该报告由质量保证团队创建。该报告必须列出所有错误，并阐明已修复的问题以及仍需要修复的问题。它还必须提供有关项目状态以及在创建报告之时所遇到的任何问题的最新信息。

它总结了对测试项目的评估，确定了测试项目，并指出了它们的版本/修订级别以及进行测试活动的环境。它描述了在回归测试期间发现的问题，当前冲刺中受影响的错误，建议等。

 发布报告

该报告提供了某些功能开发的最新信息。它必须包括列出的所有功能及其状态。

 聊天讯息

作为书面交流方式，电子邮件用于向客户或产品所有者报告。与报告和会议相比，聊天消息是非正式的。但是，仍然有适用于它的过程。

聊天用于团队内部的即时交流。我们的开发团队将Slack用作公司的使者。 拥有一个单独的使者上班既重要又方便，这很重要-因为它仍然是进行工作讨论的空间，而且很方便，因为您可以为不同的事务创建渠道并将参与的人员添加到聊天中。

有不同的沟通渠道，具体取决于参与任务的团队成员。聊天提供了一种快速的方式来讨论新出现的问题或任务的特殊性。这样的渠道非常适合及时更新进度。此外，有关特定任务的问题在Jira中进行了讨论，它使团队成员可以查看任务的规格和任何已完成的更改。这样，与特定任务相关的任何问题都更易于跟踪，从而消除了不必要的沟通。

 如何制定项目管理沟通计划

既然方法及其含义已摆在桌面上，就可以开始将它们放在一起。首先，没有用于沟通计划的标准化模板。您可以找出对您和您的团队最方便的方法，并将其作为您计划的基础。以适合所有人的方式确定计划导航的优先级，并且不要忘记执行以下步骤：

 沟通计划需求：

· 项目规模

· 参与人数

· 胜任力

· 客户偏好

 沟通计划的方法：

· 会议类型

· 会议次数

· 报告类型

· 聊天频道

· 分配的职责

 沟通计划要求：

· 时间表对每个人都方便吗？

· 产品负责人需要参加哪些会议？

· 什么是标准报告模板？

· 您是否已将Scrum事件与所有利益相关者的日程同步？

 列出您的项目的沟通需求

每个项目都不相同，每个项目的通信需求也将不同。您需要考虑项目的规模，从事此项目的人数及其规格。另外，重要的是要注意客户在交流方面的偏好，因为这是使工作过程对所有人都方便的唯一方法。然后，根据您的沟通需求，选择最合适的沟通方式。

 在开发过程的基础上定义沟通方法

Scrum框架建议所需的通信事件，并帮助组织开发过程。由您决定过程的阶段并创建冲刺，选择团队需要的会议，每次会议需要多少时间以及如何跟踪它。您可以方便地将所有这些事件添加到日历，并为团队成员分配角色和职责。

确定并安排了所需的会议类型后，请列出每种会议的必要数据和预期结果。例如，为进行梳理，您需要任务的范围，这些任务的范围将根据会议的结果进行估计，讨论，阐明和分配。

 定义沟通要求

您的沟通计划将需要一系列要求。这将帮助您安排所有的交流环节，并最终评估流程的有效性。

· 沟通要求必须基于对项目和团队的最佳选择。讨论并就项目信息的流程和可访问性达成共识非常重要。另外，您还需要知道企业所有者何时需要报告，因为他们将不得不向拥有自己时间表的利益相关者报告。因此，时间表必须一致。然后，您需要弄清是否拥有开始或继续工作所需的一切。

· 讨论产品负责人是否需要参加会议。如果是这样，请确定哪些。

· 标准化项目的报告模板，并确定其数量和频率。

· 安排会议日期，同时要记住企业已经有自己的议程。例如，产品负责人必须向利益相关者报告。这些计划必须同步。在日历中可以最好地看到所有会议的全景图。但是，Scrum具有规则，例如，复古会议必须每两周召开一次，而每日会议必须在同一时间和地点举行。本质上，该框架在sprint中包括每次会议和报告的位置。

为您的项目制定可靠的沟通计划将需要一些时间和一些尝试。制定完善的计划将需要更多的工作。但是，每次迭代都会使通信过程变得更加舒适和高效。需要记住的事情是每次会议，检查点和报告的目的。好了更多关于项目经理的信息，请继续关注。