现实社会证明，只有善于思考、勤于总结并最快掌握方法的人，才能体会到轻松工作的乐趣，才能给出老板满意的结果。无论你是忙碌还是悠闲，做出成果才是最重要的。下面我们从工作安排和时间分配上找找高效的“窍门”。

影响工作效率的四个方面

工作流程是否有序

轻重缓急是否合理

整块工作是否分解

时间计划是否得当

1．工作流程是否有序

职场人忙忙碌碌，步伐匆匆，就像一台盛满信息的计算机，只管使用不顾清理：一会儿让“电脑”打字，一会儿让“电脑”统计，一会儿让“电脑”存储信息，一会儿“死机”，一会儿“开机”，一会儿再“死机”，一会儿又“重启”，循环往复乃至“黑屏”。

工作要讲求流程、布局和节奏。所以，工作之余我们要想一想，哪些工作无效？哪些环节没想到？就像是世界上的所有锁都有与之对应的钥匙一样，问题与方法也是共存的，想要让工作流程有序，必须找到最合适、最高效的工作方法。

流程不合理，效率成问题

什么是工作流程？

工作流程是指完成一项任务、一件事情或一项活动从“开始”到“结束”必需的管理过程。这个全过程由一系列工作环节或步骤组成，相互之间有先后的顺序，有明确的指向，这一指向就是工作的终极目标。

火车站的检票流程一般是“先进后检”，即旅客进入候车厅等车，等到发车前15～30分钟，各车次的检票员才开始检票。有多少个检票口，就需要多少个检票员，一般的候车厅都有七八个工作人员。后来，部分地区检票的流程进行了改进，变为“先检后进”，即候车厅只有一个检票员，旅客要进入候车厅，就必须先检票。

□改进火车站检票流程有哪些好处？

√提高工作效率，一个人干多个人的工作，而且还比较轻松；

√避免拥挤，在候车时间就会提前分解人流，乘客依序检票，避免了高峰时的拥挤状况；

√节约成本，工作人员减少，成本自然降低。

相反，工作流程缺失，工作指向迷茫，难以实现有序工作，难以达成终极目标。

流程不清晰，忙碌效率低

传统制造业的操作工，通常在生产线的固定岗位上只负责生产流程中的一个环节，只操作一个对象，当班中的每时每刻均不得离身，可谓流程不合理，忙碌效率低。而现代工厂中的整个生产流程全部实现了自动化，只需一个人照管全部生产线的各个环节。这便是流程优化的效能和作用。

□流程的合理性在于：

√根据工作的难易程度、轻重缓急进行具体安排，以提早交给各方合适人员来协同完成，保障更快更好地完成任务。

√通过高科技的辅助、专业化的分工、协同一致的工作，使原本比较复杂的一项工作变得环节清晰和分工有序。

√当市场上消费者需求变化很快时，流程中的每一个环节执行间隔时间越短，完成任务的效率就会越高。

世界零售商巨头沃尔玛在全球15个国家开设了8000多家商场，下设53个品牌，拥有员工210多万人，每周光临沃尔玛的顾客就达2亿人次。沃尔玛之所以做到全球扩张而不乱套，有赖标准化、流程化管理的威力。流程化管理是规模生产和大型企业必备的管理手段。

□标准化、流程化管理的威力：

√按照这个流程，全球的沃尔玛门店退换货都不会乱套，都有专人负责，都可以考核。

√任何一个副总、高级客服经理、服务台员工离职都不会对沃尔玛的退换货运作产生负面影响。

流程不改善，工作进度慢

流程应该在持续实践中不断改进，如果违背先后顺序，工作将变得杂乱无章，最终要完成的任务也随之成为难题。任何一项工作的各个环节之间都存在着一种必然的先后顺序关系。具体到一项工作或任务，需要依次采用哪些步骤，先后应做哪些事情，只有建立清晰的流程意识，才可以从过去的经验中得到启示，确定目前最好的工作顺序和步骤，照此进行便可获得圆满的结果。

特(Ford)汽车公司曾是美国三大汽车巨头之一，但是到了20世纪80年代初，福特面临着日本汽车企业低成本竞争的巨大挑战，因而想方设法削减管理费用和各种行政开支。当时仅在福特汽车公司的北美分公司，财务人员就超过500人。为了减少开支并把财务人员缩减为400人，福特公司决定对其公司与应付账款部门相关的整个业务流程进行再造。

他们第一次仅仅对采购部门的流程做了一点变动，即采购部不直接向供货商发送订单，而改向付账部送预购单，付账部在收到预购单后，直接向供货商发送订货单。初步的流程改革虽然简单，却给多个部门带来好处：核对的工作量大大减少，工作准确度也大为提高，即使发现单据不符情况，调查只涉及采购部和物料部，不需要找供货商。因此，这一步改革使付账部的人员就减少了75%。

□把工作模块化、流程化

√不断对工作进行分类和总结，试着将同类的工作模块化、流程化。

√注意将工作模块化、流程化的同时还要以“工作早一步，效率高一点”为原则，注意变通，灵活处理一些特殊情况。

2．轻重缓急是否合理

德国诗人歌德曾说过：“重要之事绝不可受小事的牵绊。”要集中精力于紧急的事务，就要排除次要事务的牵绊。如果不断被一些次要事务所干扰，就会阻碍你向目标前进的脚步。

任何工作都有轻重缓急之分。只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才会变得井井有条，卓有成效。凡取得卓越成绩的员工，办事的效率都非常高。这是因为他们能够利用有限时间，高效完成至关重要的工作。任何工作都有主次之分，否则，在时间上就是一种浪费。所以，如果理不清工作的轻重缓急，将导致事倍功半，劳而无获。

理不清轻重缓急，丢了全局工作

凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情应该优先处理，不应将其和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“轻重缓急”的顺序整理好再见缝插针地着手处理。

通常，你是不是手边总是有一堆七七八八的事情，怎么做都做不完？要打这个电话，要回那个邮件，跟这个部门协调，再跟那个部门沟通确认。突然“啪”地一声又被凭空掉下来个八竿子打不着的事儿砸得晕晕乎乎，东奔西跑去救火。老板急得挠头皮，自己忙得团团转。一天过后，一周过后，一月过后，甚至几年过后回头一看，自己也满肚子委屈，边边角角的事情做了不少，光顾着忙那些“边缘”型的工作，却没有完成一件叫得响的“得意之作”。

□你为什么总是忙得团团转？

√从拉拉杂杂的事情中懒得找出哪些是重要、紧迫、影响全局性的工作，结果不分青红皂白地瞎忙，东一榔头西一棒槌。

√重要而不紧急的事被扔在一边“发霉长毛”，直到最后一分钟成为超级紧急的事情，如此恶性循环，疲于应付。

理不清轻重缓急，忽略了重点工作

古人云：“事有先后，用有缓急。”首先要把最重要的事放在第一位去做，然后抓住重点环节带动一般性的工作。这样不但做起事来井井有条，完成后的效果也是不同凡响。相反，主次关系处理不好，纵然竭尽全力也不能抓住工作重点，甚至给自己找来许多麻烦。

你精心准备了一次商务会谈，把所有问题都考虑得头头是道，唯独一件事没确认，就是会议的主题。你也许认为那只是重要但不紧迫的事情，直到会议的前一天才匆忙协商敲定。结果在第二天会议开始之前，才发现会议主题与最后确认的不一致，宣传条幅出现致命的错字，甚至老板的讲话稿也没有得以充分准备。

会议进行中，人们没有集中精力去关注老板那“充满智慧”的发言，只是在想宣传语上的错字是怎么写上的，你可能为这次会议的召开忙得一连两天没合眼睡觉了，到头来却落了个工作能力低下，恐怕这么重要的工作以后就与你无缘了。

□你为什么总费力不讨好？

√不分主次地工作，极其容易忽略最重要的工作环节。

√好钢没有用在刀刃上，往往捡了芝麻丢了西瓜。

理不清轻重缓急，劳而无获

对每个人来说，有精力做事的时间往往是有限的，所以必须把有限的时间用在最能够产生效益的工作上去，而不要迷失在那些看似紧急的、琐碎的、次要的事情当中。只有这样，才能高效地利用时间，出色地完成工作。

人们曾问著名雕塑家米开朗琪罗，他是如何用一块几吨重的没有生命的大理石雕刻出一个有血有肉、无比精细的大卫的，他不假思索地说：“我并不是在创造什么艺术。大卫早已经在那儿了。我要做的，只是把那块大理石不属于大卫的部分去掉，把活生生的大卫解放出来。”他的话告诉我们，在工作和生活中撇开障眼物，让目标呈现出来，才能成就“得意之作”。

如果领导安排你一天做一件工作，你会花一整天去做；如果领导安排你一天做两件事情，你也会完成它们；如果领导“啪啪啪”一下子布置了6～7件工作，虽然不是什么惊天动地的大事，但是你却要分出轻重缓急，哪些事情最重要、最紧迫，哪些事情最能够产生收益，就要用心思衡量，如果你把这些边边角角的事情，分出门类，安排得当，则会完成4～5件，一鼓作气则会全部完成。时间就像海绵里的水，只要愿意挤，总还是有的。

□工作就是正确地处理多件事情

√一个人同时处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一直保持高效更是难上加难；但我们的工作不可能总是一天一件，常常是在同一个时间出现好几件，十分考验你对多件工作的驾驭能力。

√将一大堆需要完成的工作列出优先次序，把最应优先完成的作为工作中的重中之重，各花上一段时间集中精力把它们完成，相信你能做出业绩，做出成效。

3．整块工作是否分解

有这样一个被经常问及的古老问题：“你怎样吃掉一头大象？”答案自然是：“一口一口地吃。”殊不知一头高约2.4～3.1米的雄性亚洲象，重量至少也要有27～35吨，无论你从大象的哪一个部位开口吃，也要一口口来，一点点吃。所以，无论整体工作多么庞大，都要分而治之，然后一步步地有效完成。

有人在工作之初做琐碎零星的工作；工作几年后，承担了相对具体而复杂的工作；经验丰富之后，可能会承担更为详实具体的“重头”工作。如果你做简单的“1+1”或“10+10”式的工作，还勉强应付；那么将整体一大块工作交给你，你从哪里入手？用“100+100”还是加减乘除全用上？工作量大，难度加大，就需要对工作有效分解，有序安排。

整体工作不分解，无从着手致时间拖延

现实中“蚂蚁搬食物”的故事随处可见，试想蚂蚁若不是先把食物咬成小块，再把一小块一小块的食物送进蚂蚁洞，化零为整地进行储备，蚁族就无法生存。

古代愚公移山的故事给我们留下未解之谜，那么一大座山，从哪里挖？每天挖多少？计划什么时候能够挖完？挖出的土又抬到哪里去？主力军是谁？后勤保障人员又是谁？一系列的问题摆在愚公及其家人面前。

□愚公移山的启示：

√整体工作就像“蚂蚁搬食物”一样，要采用“分割术”进行有效分解才可以保障有步骤地完成整体工作。

√如果没有移走太行山、挖走王屋山的分解计划，不能使远大的抱负落在实处，其终极目标也难以实现。

整体工作不分解，无从计划致过程失控

有人接受一个大项目后，自我感觉良好，为了不负众望就风风火火地动工了，谁知“道路没看准”，“粮草未备齐”，最终的结果是“听天由命”，走到哪算哪，对工作过程失去控制。也有人习惯拖沓，谁知“车到山前未有路”，再也走不出“万里长征的第一步”了。

IBM是全球IT业的巨头，在过去半个多世纪中遥遥领先，与第二名拉开极大的距离，人称“蓝色巨人”。它的软件工程师在接到一个大客户的订单后，为了保证订单的交货日期，他需要对客户的需求进行分解，需要对软件的整体开发过程进行分步计划和实施，需要对每一个编程任务进行完成期限的约定，需要对技术人员的各项职责进行分工细化，需要对开发进度进行推进和跟踪，需要随时与客户进行交流与反馈，即使已经设想了这个软件有非常巨大的功能，但是再强大的软件都是通过分成一个个小的编写程序和一步步调试来实现的。

□“蓝色巨人”的工作方式：

√现实问题往往错综复杂，我们很难将问题一下子完美解决。

√可以尝试将一个大问题分割成不同的小问题，然后根据计划各个击破。

√避免因工作计划的缺失而导致过程拖沓。

整体工作不分解，无从分工致责任缺位

在实际工作中，我们常常通过将大问题分解成若干小问题，然后依靠团队中的整体实力来协同作战，最终来解决一个大问题。

当一个人无法将整块牛排吞下去的时候，该怎么办？我们可以使用刀叉，将牛排切成很多小块，分给团队中的每一位成员共同完成它，这样我们就能够顺利进食了。

□用吃牛排的方法解决整体问题：

√分解问题有助于解决问题，获取成功。

√有时，原本令人畏惧的一个大项目被分解成一个个小项目放在你面前时，你就能够轻而易举地对其进行分类和分工，进行职责范围的界定和过程跟踪，最终彻底征服它们。

尝试用吃牛排的方法解决整体性或系统性的大问题，你会发现获得成功要容易得多。

4．时间计划是否得当

人们往往对自己最常见的东西最不珍惜，尤其是时间。但是世界上对我们每一个人最公平的就是时间，不管你是聪明还是愚笨，是高贵还是低下，时间对所有的人都是一样的，但同时，正是因为时间是公平的，同时又是免费的，人们往往并不认为时间是有成本的，结果对时间并不珍惜。

很多人早上醒来之后，大脑中模糊地觉得今天有一个什么样的安排，但是没有变成一个很明细的计划，上班后什么事情找到头上来了就处理什么事情，于是总感觉一天的工作身不由己。

如果下班前询问上面这类人当天的工作内容，很多人说不出来这8个小时干了些什么事，如果让他回忆最近一个月的工作内容，很多人的脑海里一片空白，好像真正做事的时间也就那么一点点。这就说明了很多人并不能把自己的时间恰到好处地进行计划。

总是事到临头，才感到时间紧急

有人面对多项工作，心里也万分焦急，嘴里不断地念叨：“事情太多了，事情太多了，忙死了！”只是动口不动手，觉得拖了“初一”，还有“十五”。他一会浏览一下新闻，一会儿在QQ上聊几句，一会儿看看手机信息，而需要做的事情却被搁置一旁。待到最后的一个晚上或最后一个下午，实在拖不过去了，好好歹歹才勉强应付过去。

小苏原本在南京有一份令人羡慕的工作，领导是一位和蔼的老人，工作上总是对他谆谆教诲，轻易不斥责他。小苏渐渐放松了对自己的要求，工作报告经常迟交几天或一周，回个电话经常从早上拖到下午，一份准备好快递的招标书，愣愣地被拖到快过规定时间了，才不得不打车匆匆忙忙地交上去。他的领导渐渐对他越来越失望。由于在买房的事情上一直拖延，女友误会了他，两人最终分手，小苏在懊悔中离职。离职的时候，还有两万元的发票没有报销呢。

□小苏的“软肋”：

√小苏的拖沓一方面来自他的陋习，另一方面是由于没有计划性或不当的时间安排造成的。

√如果总是在火烧眉毛的最后时刻才开始救火，必会为自己拖沓的陋习付出沉重的代价。

不当的时间计划，使生活混乱无序

把该要做的事情统统条分缕析，然后排出时间计划，一件件地去做下去，相信事情总能一件件地完成。如同织毛衣，先织出袖子，再织出身子，然后再织出领子，最后一团团毛线就在两只手中变成了完整的成衣。

明知那么多事情堆在眼前：摊开的文件、催促的信息、排满的日期，或许只是该打一个电话，该回复一条信息，该打开邮件及时发出去……可就是不想动，不动的结果就是事情越堆越多，最后工作像小山似的压得自己喘不过气来，只能慨叹“压力山大”了。

□我很忙，事情还越堆越多？

√有些人纵然事务缠身、混乱无序，也从不坐下来把要做的工作好好排个顺序，先做什么，后做什么，什么时间完成，给自己列出个时间表来。而是想到哪做到哪，自由发挥。

√有人工作几年后，自己觉得累得半死也毫无长进，充其量给人留下“穷忙”的印象，说得更直白些就是“效率低下”。

不当的时间管理，总是拉大你与高效者的距离

事实证明，一个效率低下的人与一个高效的人工作效率相差可达2～3倍，也可以是5～10倍。那么，不当的时间管理，就是造成工作效率相差明显的主要原因。

冯雪与钱江是同一批进入大型建材企业的员工。短短5年后，两人的发展却有天壤之别。冯雪已经晋升为企业规划处的处长并多次被评为企业的先进管理干部。钱江虽然工作兢兢业业，不分平时还是节假日总是加班加点地工作，是人称“以厂为家”的人，但他却难以在采购岗位上“突击”出来，原因就是工作缺少计划性，效率低不说，还经常遭到车间的投诉，因为他负责的采购材料经常到货不及时，耽误了生产，如果他不能改变现状，这个岗位恐怕马上就要换人了。

□你愿意做效率糟的人，还是效率高的人？

√你的付出没有得到应有的回报，就应该考虑转变工作方式和方法。

√每人都拥有1天24个小时，而在这24小时之内，不同人做不同的事情，效率不同，效果也随之不同，人便有了区别。

√在工作时间里做事情的多少、好坏，可以使人的成就分出高低。