当我们谈起团队管理的时候，我们谈什么？

市场上已经有无数的书籍和资料教我们如何做好团队分工、激励、协调，如何授权和收权，但却很少有专门的书籍教我们做好团队管理中最基础的工作——团队资料管理与协同。

事实上，五年的管理工作经验告诉我，要做好高效的团队管理者，资料管理是一门必修课。

一年多之前我入职一家公关公司，担任策划部负责人一职。刚到公司不久，却面临一个令人头疼的现实：策划部共五名员工，每人手上负责4-5个固定客户，加上新客户竞标任务，每个人手头上都有大量的客户资料，但这些资料却杂乱无章，且每个人的资料之间也没有互通——信息阻塞非常严重，沟通效率低。

不仅如此，当我想看看前几年客户的服务情况以及了解每一名员工擅长的领域时，发现我的“前任”并没有给我留下任何相关的记录，而员工们也早已习惯了各自保存资料的方式。

——头痛之外，我更清楚地知道，这里需要一场改变。

建立团队资料库  而不是个人资料箱

在开始我的“新官上任三把火”之前，先给同事们都安利了一枚在线协同办公软件——有道云协作。有些人听过，有些人没听过——但没关系，因为他们很快会发现它的好。

之后，我开始要求大家整理自己手上的资料。云协作是以一个个独立的群为运行单位的，我新建了一个策划部的群组，要求每人在协作群里创建一个自己的文件夹，再按照各项目建立子文件夹，然后将资料分类上传。

同时，针对共同的竞标项目，我单独创建了一个文件夹供全体员工查看，像这样：

这些在线文件方便了群成员管理文档以及移动办公，而作为团队管理者，我可以随时查看每一位员工的工作进度，也可以方便调取历史客户的资料，对于保密文件可以设置查看权限。

这也避免了核心员工离职导致而团队资料流失，员工之间的信息沟通也更加顺畅了。

去邮箱化管理  “一起”干活不累

不可否认，邮箱作为外部联络，尤其是对外文件传输、项目确认等重要事宜依然很重要。但在团队内部沟通方面，已经是被甩了几十条街。

公关公司是典型的“重文档”的公司，并且员工每天都要撰写大量文档及稿件，这期间还需要与其他人交换修改意见。

按照以前的流程：员工A写完一篇稿件，上传至邮箱发送给我，我下载到本地之后审核，提供修改意见，然后返回给员工A，员工A再下载到本地，修改完毕后再次上传然后再次发送给我确认，之后或许我还有二轮、三轮的修改意见（我是一枚严谨的领导…），一来二去、反反复复，严重拖慢项目进度，也让沟通邮件把邮箱“充塞”得严严实实。

即使是后来大家开始用QQ微信，对于文档的传输、编辑也很不方便，而且也不能在线归类保存。

而解决这个问题我只需要两步：

首先，员工A在协作群中把稿件上传并@我，我直接在协作群打开稿件，在评论框或直接在稿件上进行修改批注。而且，每处文档修改都会被系统记录下来，这样方便我和员工进行一一对照，避免了混乱修改情况的出现。

像这样：

然后，集思广益，多人同时协作。客户的要求总是千变万化，我和组员们也经常需要头脑风暴，以前是安排一个人做会议记录，现在大家只要同时打开一份文档，同时在里面记录下自己的点子即可。会议结束，一份完整的会议记录也就形成了。或者写篇稿子，也可以实时多人协同编辑。

像这样：

让工作的归工作 让生活的归生活

不少员工跟我吐槽工作把生活侵占得太满，特别是微信出现以后，无时不刻都要接收领导的需求。

不仅如此，在以前我一般是把资料共享至微信群，然后大家来讨论。但随之而来的问题是，分享出去的资料每个成员要单独阅读，而且针对一些篇幅较长的材料，很难一边阅读一边进行沟通，再加之一些工作无关因素的干扰，比如群成员的逗笑、表情包刷屏等，很难保证沟通的高效性。

为什么不让工作和生活分开呢？——生活和日常社交还是在微信群里，用于联络感情；而基于工作的沟通则回归到工作本身。

在云协作群里，我们会针对一份或几份特定的资料来进行沟通，例如在对话栏进行简易的任务分配，或在文档的评论区留言等。

像这样：

不到两周时间，我们的团队基本习惯了使用有道云协作进行办公。对于我们而言，有道云协作相当于一个高效的在线办公平台，每一个群组就是一个微小的“办公室”。

因为，在“办公室”里完成工作，才是最让人舒心的方式。