由于离职人员比在职人员更加坦率、客观，因此他们的意见也更富有建设性。离职人员没有顾虑，因此，通常他们能比在职人员提供更多客观的反馈。

从公司的角度而言，离职面谈的主要目的是了解员工离职的真实原因；导致离职的主要事件；离职人员对公司当前管理文化的评价；对公司工作环境以及内部人际关系的看法；对所在部门或公司层面需要改进之处提出的合理化建议；同时获得离职人员的知识和经验转移给其接任者的一次机会。所以面谈的重点应该围绕以上主题进行。

离职访谈最好以面对面的形式进行，这有利于双方的沟通和理解，也有利于更好地发现和从根本上消除敏感及抵触的情绪，同时，面谈双方的语气及表情细节，也有助于提高沟通的有效性。

其次，面谈的HR人员应当对面谈人员有一定的接触及并能对一些敏感问题保持低调，低调以降低员工因为担心自己的私人言论会被泄露而产生封闭的情绪。

如果公司日常的沟通中常用电子化沟通方式，由于网络人格的表现往往会和现实不同，所以也可视情况利用MSN或QQ以及邮件等方式进行沟通，以获得相关资讯，这与员工平时的沟通习惯有关，可以灵活利用。

在离职面谈的过程中，代表公司与离职者进行面谈的人员应多听少说。应给予离职人员合适的空间和足够的时间。适当的时候，应对离职人员进行善意引导或打消他的疑虑，而不是施加压力。多数情况下，无须对员工的片面理解进行解释，因为这即无助于改变结果，也容易使面谈的员工产生封闭的情绪，减少信息的输出。

尽量思考和理解离职人员说的话，保持冷静，要抵制自卫或反驳的情绪。要记住，你的目的是探出离职人员的想法、意见和对一些问题的答案，而不是进行说教或训诫。

在实务中曾经被要求对员工表明公司的立场及不满，尝试的结果有两种：一是员工由于已经形成自我观点而产生消极沟通，二是员工可能会对未来的工作交接产生消极心态并会加大离职纠纷风险，所以不建议采用。

多问一些类似“什么”、“如何”和“为什么”等开放式的问题，而不是用“是”或“否”就可以回答的封闭式的问题，除非你需要对某个观点加以确认。 “谁”、“什么项目”这类问题应该谨慎使用，以免有破坏名誉之嫌，同时也容易产生对在职员工的片面评价。许多离职人员在被要求指名道姓或指责某人时，都会觉得不舒服。离职面谈不是为“谴责”某个人而设的。除非是针对一些非常严重的抱怨或指控，指名道姓地进行攻击是毫无建设性的，应尽量避免。

提前准备好面谈的问题和主题，尤其是你认为离职人员拥有良好的工作经验、鉴赏能力和理解能力时。

仔细记录面谈的内容，但同时要注意，敏感问题最好记在心中而非书面，往往面谈时，记录的细节动作会让部分敏感的员工感到紧张。

最后当然还要把信息进行客观的分析，并提交相关部门进行备案。

很显然，离职面谈的风格取决于员工离职的原因（公司要求、退休、人员过剩、公司解雇）和气氛（猜疑、公司是否加以挽留等），所以事先应该与总经理室进行沟通，以确认公司的态度，以便在面谈中留有缓合的余地或坚持立场，对于不确定的突发情况，应该与决策人员及时沟通。