目的不同,主持会议的风格也略有差异:公布信息的,应该是团结的大会,胜利的大会,信息传达到就行了;征求意见的,可以适当挑起内部争论,在争议中发现更多的创新火花;做出决策的,则更重要视乎意见各方的势力情况,将其归拢收纳,最终形成决议,否则强行决议的,则可能如令狐冲一样体内真气乱窜。
除了以上风格的少许差异之外,主持会议还有几条技巧。
技巧1:目的明确
用会议通知的形式,把会议的目的告诉大家,是进度汇报,还是制定销售计划?你期望会议最终的结论是什么?同时准确的把相关素材、会议时间要求等公开,把会议所需的材料让与会者有所准备,更为有的放矢。
会议通知,除了发给必要的与会人员之外,也可以抄送给那些不太可能参加你会议,但又有点必要知道此事的领导,这是一个明确的信号——领导,这事儿我已经着手开会解决了,请放心!
技巧2:重点沟通
对于那些可能对会议成败产生重大影响的人,或他们的意见和创意很重要的人物,可通过Email或当面沟通的形式,在会议开始之前提前进行沟通,以获得统一战线。
技巧3:适当形式
会场的气氛调节,是会议成败的一个关键因素,成功的会议主持人有两种形式,一种是开门见山命令式的,上来就讲布置、安排,宣布计划,这类人已经在下面做足了功夫,上来不废话,速战速决;另一种是中立调度式的,通过营造良好的沟通气氛,让与会者积极发言,甚至有意挑起各方的争论,他们很清楚自己不是意见中心,而是汲取意见的决策中心,在会议的最后,他们总是表扬各位的意见,并归纳之,形成结论。
技巧4:可视化
鼓励发言人主动站起来,到白板前面进行意见演说和阐述,把自己的意见简要的写在白板上,以一些图形展示出来,或干脆直接用PPT演示,这种可视化沟通在会议上非常有意义,既可以帮助发言人整理思路,也可以让其他与会人更好的理解其意图。
技巧5:盖棺定论
在会议结束前10分钟,可告知大家时间即将结束,10分钟后必须散会,会议结束前必须做出结论。
归纳大家的意见建议,给予必要的鼓励,对某些过于严重错误的观点给予批驳。
宣布总体结论和决策,以及存疑的部分。
宣布细分工作计划,包括负责人、任务、时间要求等,并确认他们已经明白。
确认会议记录人员已经做好必要记录,尤其是指令。
技巧6:总结追踪
会议纪要既是会议成果的明确体现,也是会后大家分工干活的规矩方圆。最好找个有理解能力的会议纪要撰写人,写完之后,这个东西值得你仔细推敲。领导指示部分,要逐一斟酌,其他人员的言论概要记录即可。会议纪要,是个严肃的文本,需要经过系列审核才可以发出去,让大家照章办事,抄送给领导也是必要的,这意味着“领导,我已经把此事解决,并照此推行了!”
会议的效果体现在实施过程中,保持以会议决策的要求去追踪后续发展,或遇到的问题,予以解决,存疑的部分可在下次会议上再行汇报,直至解决。