例如，在发送邮件的时候，首先需要在开头简短地写上邮件的主题。在书写内容较长的邮件时，经常会在介绍主题之前过于冗长地说明事情的经过的情况，这样的邮件让人一看就没有读下去的心情。在说明性文字很长的情况下，不要将说明的内容写在正文中，要把它详细地记录在附件中并一同发送，并且向对方打电话说明这一情况，这样做是比较好的。

在邮件交流中，很难判断对方的状况，也不能推测出对方的反应，因此在交流的时候是有必要注意礼仪的。如果回封邮件那就另当别论了，发送邮件等同给予理解，这种想法是产生矛盾的根源。

另一方面，在发送邮件之后，有的人会给每个收件人打电话通知一声，我认为这样做是非常麻烦的。在自己方便的时候阅读邮件是邮件的一大优点。在对方没有回应的情况下，我会计算好时间跟他电话联系。

为了交流能够顺利地进行，邮件传达的内容要简洁并合乎逻辑，这一点毋庸置疑。能够吸引对方的文章或是能够表达自己感情的文章也是重要的。电子邮件跟用手写信的书写要求是相同的，除了“敬启”、“谨启”这样的起首语或结束语之外，有的人还会加入季节寒暄语，但这样写有的时候会拉大与对方之间的距离。如果想要表现自己跟对方的亲密关系，避开那些形式上的书写方式或许会更好。

想要提高写作能力，可以利用博客等信息发布工具。如果平时经常写文章，写作能力就会得到切实的提高。

随着电子邮件的普及，接受它的人也越来越多，但如果在处理邮件上花费大量的时间，就会对自己的工作产生影响。这样的人看上去好像工作能力差，不能胜任工作似的。

处理邮件的方法，因人而异，在此介绍一下我的方法，仅供大家参考。

包括邮件杂志的订阅在内，我现在每天大概会收到500封邮件。我每天会分2～3次来处理这些邮件。每次大概要花费30分钟。我会在约会或会议的空闲时间一口气把它们全都处理掉。这样既可以在短时间内将邮件处理掉，又不会耽误其他的工作。

没有价值的邮件，我会将它们全部删除。剩下的邮件，我会把它们分类为应该马上处理的邮件、还没有作出回复的邮件以及已经发送的邮件。使用这种方法处理邮件，就可以把收件箱作为任务清单利用起来。

为了在邮件软件上对任务进行管理，我经常给自己发送邮件。除了电话联系时记下的笔记外，我还把诸如内容是“如果不表扬他”这类邮件发到自己的邮箱中进行管理。

随着电子邮件的普及，普通意义上的对话就相应减少了，有的人认为人们之间的交流因此变少了，但我并不这样认为。现在的年轻人，在学生时代就已经开始使用邮件了，他们进入社会以后会更加熟练地使用邮件进行交流。