(一)塑造良好的风貌

陪同上司参与商务活动，秘书的风度如何，直接关系到企业形象。在日常工作和生活中，秘书就要时刻留意自己的仪表，出门做商务拜访更要注意外貌特征，一个好的秘书应当具有豁达开朗的气质和大方自然的风度，给人留下谦恭和蔼、坦荡潇洒、淳朴热情的印象。

(二)摆正自己的身份地位

不论代表公司出访，还是陪同上司出访，秘书都会受到其他公司的热情接待。这时秘书应该注意自身的言谈举止，不能得意忘形，认为自己高高在上，做出有违自己身份的事情，给公司形象抹黑。当然这并不意味着秘书完全变成上司的跟班，或是只是传达旨意的木偶。企业秘书在与外界交往的过程中，也是展示自己，推销自己的一个大好机会。

(三)做恰当的介绍

陪同上司出访，秘书少不了要经常对人或事物作介绍。给随时遇到的人作介绍，是秘书第一要掌握的学问。

给人介绍的基本常识是：先将男士介绍给女士，将晚辈介绍给长辈，将下级介绍给上级。具体在公司之间的交往中，要求更加细致严格，要点如下：

★应先把资历浅的介绍给资历深的人，再把资历深的人介绍给资历浅的人。

★如果知道的话，称呼全名、职位和公司名称。

★如果是许多人，从高职位到低职位依次介绍。如果两个职位相等，先介绍年长者。如果你不清楚他们的职位，应从身边最近的开始介绍，然后再介绍离你远的那位。

★介绍自己时，应先称呼对方的姓名，如果不知道对方的姓名，千万不能在自我介绍前问对方。千万不能问“你是谁”或“你叫什么名字”，应该说，“您好，我是王琳，许总的秘书。”那么对方就会自我介绍了。如果他没有介绍自己，你介绍完自己后，再问：“您是……”

★在随后的谈话中，重复每位的名字。很多人很难记往他人的名字，而不得不再问，会很尴尬。在谈话中随意提及每人的名字，会使他们感到轻松愉快。

★要积极乐观。在介绍别人时，看着对方的眼睛，面带微笑，缓慢而清晰地说出他的名字，可以说些关于每个人有趣而肯定的轶事